INSTRUKSER OG RETNINGSLINJER FOR ARBEID I NWCK. 

Styret er underlagt klubbens lover og årsmøtets bestemmelser og eventuelle retningslinjer i forhold til disse.

Styret er pliktig å følge de signaler og synspunkter som kommer fram på årsmøtet. Politiske og økonomiske vedtak styret fatter som er av vidtrekkende betydning for klubben, må legges fram for årsmøtet før de settes ut i livet.  Det er opp til styret til enhver tid å vurdere dette, men i slike og andre spørsmål står styret solidarisk ansvarlig for sine vedtak.

Umiddelbart etter årsmøtet skal styret konstituere seg og legge opp en arbeidsplan.

Styret kan oppnevne komiteer og kontaktpersoner for de oppgaver det finner behov for.  I slike tilfeller bør det settes opp klare retningslinjer og instruksjoner om arbeidsoppgaver og fullmaktsforhold, herunder også funksjonstiden. (Se retningslinjer for kontaktperson(er)/ komiteer).

Et styremedlem/ eller en person utpekt av styret, er ansvarlig for klubbens hjemmeside, men kan benytte profesjonell hjelp ved behov.

Styret står formelt ansvarlig for alle disposisjoner som gjøres av de underliggende organer i klubben.  Det er derfor av største viktighet at styret legger opp til klare, men enkle rapporteringsrutiner til styret slik at en til enhver tid er informert om det som skjer i klubben.

Styret bør ha regelmessige møter, og når spesielle saker gjør det nødvendig.  Møtene kan være fysiske, nettbaserte eller en kombinasjon av disse. Saker kan også avgjøres via epostbehandling. Det bør settes opp en møteplan ved begynnelsen av hvert arbeidsår. I saker som angår aktiviteter underlagte spesielle kontaktpersoner eller komiteer, bør disse innkalles til møtet eller være hørt i spørsmål angående denne aktiviteten, før vedtak treffes.

Styret er vedtaksført når minst fire medlemmer er til stede hvor den ene må være leder eller nestleder.  I avstemninger med stemmelikhet har leder (nestleder)dobbelt vekt.

Klubbens to konti disponeres av leder og kasserer. Revisor har innsynsrett til enhver tid.

De enkelte vervene i styret: Se egne instrukser

Leder er ansvarlig for den daglige ledelse av klubben og er hovedkontakt for klubben utad, også pressekontakt med mindre annet er avtalt. Den daglige ledelsen mellom styremøtene utøves sammen med sekretær og kasserer, samt med resten av styret via mail og telefon.

Alle former for rapporter og meldinger fra underliggende organer i klubben skal rapporteres til styret ved leder eller i dens fravær nestleder.  I dette ligger en klar forutsetning for at klubben skal kunne fungere innad og utad at leder må være orientert om alt som skjer av aktiviteter m.v.

Leder leder styremøtene og setter opp sammen med sekretæren, saksliste for møtene.

Leder er administrator for klubbens nettbank og har tilgang til klubbens konti, har bankkort og kan betale regninger i kasserers fravær.

Leder er ansvarlig overfor styret i alle sine disposisjoner og avgjørelser.

Normalt skal leders handlinger ha sin bakgrunn i drøftinger eller vedtak i styret, men er dette umulig eller upraktisk i en gitt situasjon må leder kunne foreta en avgjørelse som ikke grunnes på slike forhold.  Slike tilfeller skal rapporteres til styret i neste møte som referatsak.

Nestleder fungerer i leders sted når denne ikke kan møte, på annen måte ikke er tilgjengelig eller når leder har delegert oppgaver til nestleder. Styret kan pålegge nestleder spesielle oppgaver.

Sekretæren er ansvarlig for klubbens elektroniske og fysiske arkiv og står for klubbens korrespondanse i samarbeid med leder.

Sekretæren sørger for innkalling til styremøtene og fører møteprotokoll fra styremøtene og sender disse til styremedlemmene snarest mulig etter avholdt styremøte.

Sekretæren mottar inngående post og utarbeider en postliste over ut- og inngående post som legges ved innkallingen til neste styremøte, forvalte medlemslisten, videreformidle svar fra utstillingskomiteen.  Post som ikke foranlediger spesiell styrebehandling arkiveres eller oversendes den kontaktperson saken måtte gjelde.  Sak som må ha rask behandling klareres med leder uten at det må forelegges styret.

Sekretæren er ansvarlig for at medlemmenes adresseliste er ajour og bringe denne informasjonen til redaktøren i Corgipost og trykkeriet. Sekretæren må også passe på at Nasjonalbiblioteket står på listen over de som skal ha Corgipost i papirutgave, 2 stk, og at 3 papirutgaver skal arkiveres hos klubben.

Har det daglige ansvaret for klubbens midler, og sørger for de aktuelle økonomiske transaksjoner.  Dette gjelder også ved utstillinger hvor klubben er ansvarlig.

Oppkreving av annonsegodtgjørelser foretas av klubbens kasserer etter oppgave fra redaksjonskomiteen for hvert nummer.

Sender inn bilag for momsrefusjon.

Sørger for NWCKs eiendeler til enhver tid er korrekt forsikret.

Fremlegger en økonomisk rapport på hvert styremøte.

Setter opp årsregnskap og forslag til budsjett.

Sørger for at revisor får regnskapet og balanse til gjennomsyn innen 20.januar.

Anita Bjørnstad, Kvernbakken 31, 1414 Trollåsen.

bjornstad.anita@gmail.com

mobil: +47  932 06 736

Styret utpeker et medlem av styret til å være kontaktperson for Corgipost. For nærmere beskrivelse av arbeidsoppgaver m.m. se dokument som beskriver «Retningslinjer for Kontaktpersoner/ komiteer underlagt styret» og «Instruks for redaksjonskomiteen»

Styret kan oppnevne kontaktperson(er) og komiteer for en eller flere aktiviteter eller spesielle oppdrag. Dette medfører at kun styret kan oppheve oppnevningen(e).

Kontaktpersoner og komiteer sorterer under styret, og dette skal tydelig gå fram av oppnevning eller gjeldende retningslinjer.

Kontaktpersoner og komiteer skal, eventuelt etter nærmere angitte fullmakter, ha et koordinerende ansvar for vedkommende aktivitet og være bindeledd mellom utøvere(medlemmer) og styret.

Det bør presiseres at når kontaktpersoner og komiteer handler, gjør de det på vegne av klubben og styret.  De bør derfor være klar over at avgjørelser og disposisjoner skjer ut fra det et slikt ansvar som dette innebærer. Må det fattes en avgjørelse som det ikke er tid til å innhente fullmakter til, skal dette skje ut fra en vurdering av hva de måtte vente å finne holdninger til i styret.

Kontaktpersoner og komiteer kan pålegges igangsetting eller å sørge for å holde vedlike løpende aktiviteter.

Kontaktpersoner eller komiteer kan ikke igangsette eller gjennomføre forandring av løpende aktiviteter uten at dette er klarert med styret.  Det er likevel av stor betydning at kontaktpersoner og komiteer viser initiativ til utforming av nye ideer til de enkelte aktiviteter.

Kontaktpersoner og komiteer skal sørge for å være best mulig orientert om vedtak og gjennomføring av tiltak innenfor deres arbeidsområde.  Dersom det er mulig og styret finner det nødvendig, skal kontaktpersoner og komiteers syn komme til uttrykk før nytt tiltak eller forandring av løpende aktivitet besluttes gjennomført.

Rent praktisk kan styret velge mellom to måter å informere kontaktpersoner og komiteer på,

-innkalle dem til møter i styret når deres aktivitet drøftes

-og/eller sende referat fra alle møter eller utdrag fra referatene som angår aktiviteten.

 Kontaktpersoner og komiteer må på forhånd ha klarert med styret alle spørsmål som kan tenkes å få formelle og/eller økonomiske konsekvenser for klubben.

Kompetansegruppen (heretter KG) er oppnevnt av styret i Norsk Welsh Corgi klubb (NWCK) og rapporterer direkte til dette. KG skal fungere som et rådgivende og utøvende organ for helse-, avl- og rasemessige spørsmål.

• Hovedmål: Å bevare og videreutvikle rasens rasetypiske egenskaper, helse og funksjon i tråd med rasestandarden og NKKs etiske retningslinjer for avl.

KG skal arbeide for at rasens representanter i kommende generasjoner er:
• Psykisk og fysisk sunne: Identifisere helseutfordringer, foreslå RAS-tiltak (Rasespesifikk avlsstrategi) og utarbeide helseveiledninger for oppdrettere.
• Anvendelige: Bevare rasens bruksegenskaper og gemytt.

• Eksteriørmessig korrekte: Veilede om rasestandarden, herunder unngå overdrivelser som kan påvirke dyrevelferden negativt.

• Vedlikeholde og revidere rasespesifikk avlsstrategi.

• Gi råd til oppdrettere og valpekjøpere om avl og helse.

• Samarbeide med raseklubbens styre og NKK for å fremme rasens interesser.

• Registrere og følge med på helseundersøkelser (f.eks. i DogWeb).

• Arrangere eller bidra til rasemønstringer, funksjonsanalyser eller spesialutstillinger for å kartlegge rasens status.

• Sammensetning: KG består av 4-6 medlemmer med bred kunnskap om rasene (oppdrettere, eiere, veterinærkyndige).

• Leder: Leder er kontaktperson mot Norsk Kennel Klubs hovedstyre og administrasjon.

• Møter: KG avholder møter etter behov, minimum 2 ganger i året.

• Referat: Alle møter skal refereres, og referater sendes raseklubbens styre for orientering.

• KG disponerer budsjett godkjent av NWCKs årsmøte/styre.

• Større utgifter til helseprosjekter eller arrangementer må forhåndsgodkjennes av styret.
• Medlemmer arbeider i utgangspunktet honorarfritt, men nødvendige utgifter kan dekkes etter avtale. Styret i NWCK kan bestemme et årlig honorar for medlemmene i KG.

• Medlemmer i KG skal agere objektivt og ivareta rasens beste, uavhengig av egne avlsinteresser.
• All rådgivning skal baseres på vitenskapelig kunnskap, dokumenterte helsedata og dyrevelferdsloven.

Utstillingskomiteen har ansvaret for planlegging og avvikling av utstillinger.

Tidspunkt og sted legges fram for styret til godkjenning i god tid, helst 1 år i forveien.

Komiteen har ansvaret for den tekniske gjennomføringen ved både utstillinger med våre egne raser, og også eventuelle større flere-rasers utstillinger.

Det innebærer søknad til NKK om avholdelse, samtykke til bruk av område til utstilling, invitasjon av ringsekretærer, skrivere og dommere samt klarering av disse. Valg av dommere legges frem for styret til godkjenning minst 6 måneder i forveien. Videre skal komiteen stå for annonsering av utstillingene sammen med webmaster, lage katalog, sende ut nummerlapper etc. Komiteen skal også forestå etterarbeidet etter utstillingene.

Komiteen kan knytte til seg medarbeidere/frivillige ved behov for gjennomføringen av utstillingene. Den skal også ha en oversikt over klubbens premie- og rosettbeholdning slik at unødvendige innkjøp ikke gjøres.

Komiteen skal sørge for regnskap for utstillingene, og legge dette fram for årsmøtet som del av NWCK’s øvrige regnskap.

Det kan opprettes en egen konto (overført fra NWCK sentralt) til bruk ved større utstillinger, eksempelvis en flere rasers utstilling i samarbeid med andre klubber. Kontoen disponeres av utstillingens kasserer/e som har ansvar for alle inn- og utbetalinger på denne kontoen. Kontoen gjøres opp med eget regnskap som oversendes styret innen tre måneder etter utstillingen.

Utstillingskomiteens medlemmer oppnevnes av styret og forespørres hvert år etter NWCKs årsmøte.

Minst ett medlem skal være fra NWCKs styre.

Redaksjonskomiteen har som arbeidsoppgave å stå for redigering og utgivelse av klubbens medlemsblad CORGIPOST. Komiteen oppnevnes av NWCKs styre etter, men i forbindelse med årsmøtet og består av 3 medlemmer med funksjonstid på 2 år. Ett og henholdsvis 2 medlemmer oppnevnes annet hvert år. Styret oppnevner i tillegg blant sine medlemmer 1 kontaktperson til komiteen. Komiteen velger selv sin redaktør.

CORGIPOST er et av styrets organ for informasjon til medlemmene og styret er dermed formelt ansvarlig for innhold, størrelse, utgivelse og økonomi med opplegg, form, trykking og digitalisering. I praksis er dette ansvaret delegert til redaksjonskomiteen. Det er likevel slik at større forandringer av formell og økonomisk karakter må forelegges styret for de settes ut i livet. En forutsetter at styrets representant i komiteen til enhver tid holder styret orientert om komiteens arbeide.

Styret/komiteen avgjør hva som skal tas inn i bladet. I prinsippet bør alt stoff som kommer inn trykkes, men en bør være varsom med å ta inn noe som kan være til skade for medlemmer, klubben eller hundesaken. Bidragsyterne til slikt stoff bør foreholdes komiteens eventuelle betenkeligheter og konsekvenser dette vil ha.  Komiteen må ha rett/adgang til å fraskrive seg et eventuelt ansvar, angitt som fotnote eller kommentar til dette i bladet.  Dersom komiteen er i tvil om noe på dette området, skal styret underrettes. Styret kan nekte å ta inn innlegg i Corgipost som de mener er av en slik karakter som nevnt ovenfor.

Tidspunktet for utgivelse, generelt om innholdet i CORGIPOST, format og størrelse samt trykkemåte avgjøres av styret etter forslag fra redaksjons- komiteen. Det bør settes opp en plan og et budsjett for et år ad gangen for utgivelsen.

Redaktøren anmoder sekretæren om å sende oppdatert adresseliste til trykkeriet like før hver utgivelse av CORGIPOST slik at trykkeriet kan forestå utsendelse av bladet.

Annonser kan tas inn i CORGIPOST av redaksjonskomiteen til en pris som fastsettes av styret for et år om gangen. Det bør være lavere satser for medlemmer enn andre.  Oppkreving av annonsegodtgjørelser foretas av klubbens kasserer etter oppgave fra redaksjonskomiteen for hvert nummer.

Disse retningslinjene gjelder inntil videre og kan tas opp til ny vurdering etter ønske fra redaksjonskomiteen eller når styret finner det nødvendig. Før styret setter i verk forandringer skal redaksjonskomiteen være hørt.

Forandringer kan ikke gis tilbakevirkende kraft.

Styret velger representant og vararepresentant til NKKs representantskapsmøte.

Valgkomiteen velges på NWCKs årsmøte:

Leder for 2 år

2 medlemmer for 2 år

1 varamedlem for 1år

Valgkomiteen skal innstille kandidater til alle verv som skal velges på NWCKs årsmøte enten ved selv å finne frem til kandidater og/eller velge blant kandidater foreslått av NWCKs medlemmer innen gitte frister.

Valgkomiteen må sørge for at alle kandidater er forespurt og sagt ja til å bli valgt.

Kandidater som har sagt ja til kandidatur, må skriftlig sende inn aktuelle opplysninger om seg selv til valgkomiteens leder innen fristen for offentliggjøring.

Valgkomiteen må følge generelle regler for habilitet.

Oppgaven er en viktig del av klubbens arbeid med å formidle valper som er ledige og omplasseringer av unge og voksne hunder når dette må til.

Paringer og valpefødsler skal meldes inn til valpeformidler etter regler som står på Corgiklubbens hjemmeside.

Valpeformidleren er den som oppnår kontakt med de som ønsker seg valp og må ha en oppdatert viten.

Ikke alle er på nett, har mail eller bruker hjemmesiden. Det er derfor viktig at valpeformidleren er tilgjengelig på telefon og har lyst og evne til å snakke med corgi- interesserte mennesker.

Valpeformidler informerer potensielle valpekjøpere om påtenkte kull, valper til salgs og at klubben har en hjemmeside som også viser oppdrettere for begge raser, samt oppdatert oversikt over valper til salgs.

Valpeformidleren og webmaster har gjensidig plikt til å holde hverandre oppdatert.

Valpeinformasjon på hjemmesiden legges ut av webmaster etter opplysninger fra valpeformidler og oppdrettere.

Valpeformidler fører oppdatert informasjon over til Corgipost ved bladets tre manusfrister.

Valpeformidleren bør sette seg inn i Norsk Kennel Klubs etiske grunnregler for avl og oppdrett og anbefale alle som er involvert i transaksjoner med hund om å bruke ferdige skjema/avtaler utarbeidet av NKK.

Valpeformidleren skal ikke fungere som avlsråd eller avlskonsulent, men informere interesserte om hva som finnes av valpekull.

Styret presiserer at valpeformidling gjelder kun for oppdrettere i klubben med norsk oppdrett. For oppdrett i utland henvises til respektive lands raseklubber.

Skal holde oversikt over klubbens utstyr..

Det skal føres et material-liste som skal inngå i styrets årsmelding.  Styret skal holdes løpende orientert om utstyret, mangler og eventuelt behov for nytt utstyr.

Materialforvalter sørger for at våte telt eller annet utstyr blir tørket.

Ved klubbens arrangementer skal materialforvalteren ved behov hjelpe utstillingskomiteen med (kan delegeres):

– å laste på og av henger

– bringe henger og utstyr til arrangementsplassen og tilbake til oppbevaringsbrakka

Styret eller utstillingskomiteen skal holde materialforvalteren godt informert om fremtidige arrangementer. De skal også i god tid informere materialforvalter om hvilke ting som skal være med på hengeren.

De tre nøklene til brakka skal fordeles: En hos materialforvalter, en hos leder av NWCK og en skal ligge på et sted i nærheten av brakka (i kodet nøkkelboks)

Materialforvalter skal sørge for at det er romtemperatur i brakka til enhver tid.

Lite aktuelt nå, men god info om tidligere rutiner ved arrangementer.

-Vedkommende skal være ansvarlig for bevertning og kiosksalg på Norsk Welsh Corgi klubbs arrangementer. Men dette betyr ikke at vedkommende ikke kan delegere enkeltoppgaver eller deler av oppgavene til andre.

-Vedkommende sender sitt kontonummer, samt kvitteringer og regnskap til klubbens kasserer snarest etter arrangementet.

Kvitteringer og regnskap kan scannes og sendes på epost.

-Ta kontakt med styret i forkant av hvert enkelt arrangement for å forsikre seg om hva som er forventet av bevertning/kiosksalg.

-Husk kvittering for alt man kjøper.

-Gå aldri ifra pengeskrinet uten at man sikrer seg at en ansvarlig passer på.

-Holde utstyret til kiosken rent og klart til bruk

-Medbringe utstyr til arrangementene:

Bord og stoler- kan bringes av andre i styret sammen med eks. utstillingsutstyr

Pengeskrin- vekslepenger skaffes av kasserer

Kaffetrakter

Vann

Filter

Kaffe

Te

Melkepulver, sukkerbiter

Mineralvann

Termokanner

Pølsekoker

Vaffeljern

Øse

Pølseklype

Duker, plast eller papir

Prisliste

Engangsutstyr:

Servietter

Kopper og glass

Asjetter

Bestikk

Pølser, sennep, ketchup, sprø løk

Vaffelrøre, syltetøy

Kaker

Eksempler på arrangementer:

Forslag til innkjøp: 5 poser kaffe, te, sukker, 60 pølser, 30stk 5 dl. div. brus, lomper 30, pølsebrød 30, sennep 2, ketchup 2, bringebær- og jordbærsyltetøy, vaffelrøre (kan kjøpe poser med ferdig vaffelrøre, men kan også lages etter egen oppskrift. og fylt på 1,5 liters brusflasker, ca 5 flasker). Det går mye vafler.

Be noen om å bake en langpanne sjokoladekake, det er alltid populært.

Du behøver ikke være alene i kiosken, be om hjelp, det er flere som kan dele på jobben.

Undersøk om det er kaffetrakter og kopper og asjetter i møtelokalet. Kjøp in brus og kaffe. Sørg for at noen baker kaker, 2-3 kaker.

Dersom klubben skal stå for kafeteriadrift blir dette på linje med Corgiens dag.

Andre ganger er det et samarbeid med andre klubber.

Sørge for lunsj til dommere og ringpersonell.

Kontakt med hotellet eller selskapslokalet.

Bestemme meny sammen med styret.

Ta imot påmelding.

Sørge for at deltakerne bidrar med forskjellige matretter, brød, kjeks, kaker og frukt.

Medbringe drikke og engangsutstyr. Dekke bordet.