Instrukser NWCK

GENERELLE RETNINGSLINJER FOR STYRET

Styret er underlagt klubbens lover og årsmøtets bestemmelser og eventuelle retningslinjer i forhold til disse.

Styret er pliktig å følge de signaler og synspunkter som kommer fram på årsmøtet. Politiske og økonomiske vedtak styret fatter som er av vidtrekkende betydning for klubben, må legges fram for årsmøtet før de settes ut i livet. Det er opp til styret til enhver tid å vurdere dette, men i slike og andre spørsmål står styret solidarisk ansvarlig for sine vedtak.

Umiddelbart etter årsmøtet skal styret konstituere seg og legge opp en arbeidsplan i form av ei terminliste som bør omfatte 6 måneder fremover i tid.

Styret kan oppnevne komiteer og kontaktpersoner for de oppgaver det finner behov for. I slike tilfeller bør det settes opp klare retningslinjer og instruksjoner om arbeidsoppgaver og fullmaktsforhold, herunder også funksjonstiden. (Se retningslinjer for kontaktperson(er)/ komiteer).
Styret står formelt ansvarlig for alle disposisjoner som gjøres av de underliggende organer i klubben. Det er derfor av største viktighet at styret legger opp til klare, men enkle rapporteringsrutiner til styret slik at en til enhver tid er informert om det som skjer i klubben.

Styret bør ha regelmessige møter og møter når spesielle saker gjør det nødvendig. Møtene kan være Skypemøter eller epostbehandlinger. Det bør settes opp en møteplan ved begynnelsen av hvert arbeidsår. I saker som angår aktiviteter underlagt spesiell kontaktpersoner eller komiteer, bør disse innkalles til møtet eller være hørt i spørsmål angående denne aktiviteten, før vedtak treffes.

Styret er vedtaksført når minst fire medlemmer er til stede hvor den ene må være leder eller nestleder. I avstemninger med stemmelikhet har leder (nestleder)dobbelt vekt.

De enkelte vervene i styret: Se egne instrukser
18.02.2016

LEDER
Leder er ansvarlig for den daglige ledelse av klubben og er hovedkontakt for klubben utad, også pressekontakt med mindre annet er avtalt. Den daglige ledelsen mellom styremøtene utøves sammen med sekretær og kasserer, samt med resten av styret via mail og telefon.
Alle former for rapporter og meldinger fra underliggende organer i klubben skal rapporteres til styret ved leder eller i dens fravær nestleder. I dette ligger en klar forutsetning for at klubben skal kunne fungere innad og utad at leder må være orientert om alt som skjer av aktiviteter m.v.
Leder leder styremøtene og setter opp sammen med sekretæren, saksliste for møtene.
Leder er administrator for klubbens nettbank og har tilgang til klubbens konti, har bankkort og kan betale regninger i kasserers fravær.
Leder er ansvarlig overfor styret i alle sine disposisjoner og avgjørelser.
Normalt skal leders handlinger ha sin bakgrunn i drøftinger eller vedtak i styret, men er dette umulig eller upraktisk i en gitt situasjon må leder kunne foreta en avgjørelse som ikke grunnes på slike forhold. Slike tilfeller skal rapporteres til styret i neste møte som referatsak.
18.02.2016

NESTLEDER
Nestleder fungerer i leders sted når denne ikke kan møte, på annen måte ikke er tilgjengelig eller når leder har delegert oppgaver til nestleder.
18.02.2016

SEKRETÆR
Sekretæren er ansvarlig for klubbens arkiv og står for klubbens korrespondanse i samarbeid med leder.
Sekretæren sørger for innkalling til styremøtene og fører møteprotokoll fra styremøtene og sender disse til styremedlemmene snarest mulig etter avholdt styremøte.
Sekretæren mottar inngående post og utarbeider en postliste over ut- og inngående post som legges ved innkallingen til neste styremøte, forvalte medlemslisten, videreformidle svar fra utstillingskomiteen. Post som ikke foranlediger spesiell styrebehandling arkiveres eller oversendes den kontaktperson saken måtte gjelde. Sak som må ha rask behandling klareres med leder uten at det må forelegges styret.
Sekretæren er ansvarlig for klubbens hjemmeside, men kan benytte profesjonell hjelp ved behov.
Sekretæren arkiverer 5 eksemplar av hvert Corgipost og sender 2 eksemplar til Nasjonalbiblioteket
18.02.2016

KASSERER
Har det daglige ansvaret for klubbens midler, og sørger for de aktuelle økonomiske transaksjoner.
Oppkreving av annonsegodtgjørelser foretas av klubbens kasserer etter oppgave fra redaksjonskomiteen for hvert nummer.
Sender inn bilag for momsrefusjon.
Sørger for NWCKs eiendeler til enhver tid er korrekt forsikret.
Fremlegger en økonomisk rapport på hvert styremøte.
Setter opp årsregnskap og forslag til budsjett.
Sørger for at revisor får regnskapet til gjennomsyn innen 20.januar.
18.02.2016

STYRETS KONTAKTPERSON TIL CORGIPOST

Styret utpeker et medlem av styret til å være kontaktperson for Corgipost. For nærmere beskrivelse av arbeidsoppgaver m.m. se dokument som beskriver «Retningslinjer for Kontaktpersoner/ komiteer underlagt styret» og «Instruks for redaksjonskomiteen»
18.02.2016

GENERELLE BESTEMMELSER FOR KONTAKTPERSONER/KOMITEER

Styret kan oppnevne kontaktperson(er) og komiteer for en eller flere aktiviteter eller spesielle oppdrag.

Kontaktpersoner og komiteer sorterer under styret, og dette skal tydelig gå fram av oppnevning eller gjeldende retningslinjer.

Kontaktpersoner og komiteer skal, eventuelt etter nærmere angitte fullmakter, ha et koordinerende ansvar for vedkommende aktivitet og være bindeledd mellom utøvere(medlemmer) og styret.

Det bør presiseres at når kontaktpersoner og komiteer handler, gjør de det på vegne av klubben og styret. De bør derfor være klar over at avgjørelser og disposisjoner skjer ut fra det et slikt ansvar som dette innebærer. Må det fattes en avgjørelse som det ikke er tid til å innhente fullmakter til, skal dette skje ut fra en vurdering av hva de måtte vente å finne holdninger til i styret.

Kontaktpersoner og komiteer kan pålegges igangsetting eller å sørge for å holde vedlike løpende aktiviteter.

Kontaktpersoner eller komiteer kan ikke igangsette eller gjennomføre forandring av løpende aktiviteter uten at dette er klarert med styret. Det er likevel av stor betydning at kontaktpersoner og komiteer viser initiativ til utforming av nye ideer til de enkelte aktiviteter.

Kontaktpersoner og komiteer skal sørge for å være best mulig orientert om vedtak og gjennomføring av tiltak innenfor deres arbeidsområde. Dersom det er mulig og styret finner det nødvendig, skal kontaktpersoner og komiteers syn komme til uttrykk før nytt tiltak eller forandring av løpende aktivitet besluttes gjennomført.

Rent praktisk kan styret velge mellom to måter å informere kontaktpersoner og komiteer på,
-innkalle dem til møter i styret når deres aktivitet drøftes
-og/eller sende referat fra alle møter eller utdrag fra referatene som angår aktiviteten.

Kontaktpersoner og komiteer må på forhånd ha klarert med styret alle spørsmål som kan tenkes å få formelle og/eller økonomiske konsekvenser for klubben.
18.02.2016

Materialforvalter

Skal holde oversikt over klubbens utstyr og sørge for eventuelt utlån av dette. Det skal føres utlånsliste. Se egen kontrakt utarbeidet for dette.
Det skal føres en materialliste som skal inngå i styrets årsmelding. Styret skal holdes løpende orientert om utstyret, mangler og eventuelt behov for nytt utstyr.
Matreialforvalter sørger for at våte telt eller annet utstyr blir tørket.

Ved klubbens arrangementer skal materialforvalteren være behjelpelig med (kan delegeres):
– å laste på og av henger
– bringe henger og utstyr til arrangementsplassen og tilbake til oppbevaringsbrakka

Styret eller utstillingskomiteen skal holde materialforvalteren godt informert om fremtidige arrangementer. De skal også i god tid informere materialforvalter om hvilke ting som skal være med på hengeren.

De tre nøklene til brakka skal fordeles: En hos materialforvalter, en hos leder av NWCK og en skal ligge på et sted i nærheten av brakka (i kodet nøkkelboks)

Materialforvalter skal sørge for at det er romtemperatur i brakka til enhver tid.
18.02.2016

Instruks for NWCKs valgkomite

Valgkomiteen velges på NWCKs årsmøte:
Leder for 2 år
2 medlemmer for 2 år
1 varamedlem for 1år

Valgkomiteen skal innstille kandidater til alle verv som skal velges på NWCKs årsmøte enten ved selv å finne frem til kandidater og/eller velge blant kandidater foreslått av NWCKs medlemmer innen gitte frister.

Valgkomiteen må sørge for at alle kandidater er forespurt og sagt ja til å bli valgt.

Valgkomiteen må følge generelle regler for habilitet.
18.02.2016

Instruks for valpeformidler i NWCK.

Oppgaven er en viktig del av klubbens arbeid med å formidle valper som er ledige og omplasseringer av unge og voksne hunder når dette må til. Paringer og valpefødsler skal meldes inn til valpeformidler etter regler som står på Corgiklubbens hjemmeside.

Valpeformidleren er den som oppnår kontakt med de som ønsker seg valp og må ha en oppdatert viten. Ikke alle er på nett, har mail eller bruker hjemmesiden. Det er derfor viktig at valpeformidleren er tilgjengelig på telefon og har lyst og evne til å snakke med corgi- interesserte mennesker.

Valpeformidler informerer potensielle valpekjøpere om påtenkte kull, valper til salgs og at klubben har en hjemmeside som også viser oppdrettere for begge raser, samt oppdatert oversikt over valper til salgs. Valpeformidleren har plikt til snarest å oppdatere webmaster ved ny viten.

Valpeinformasjon på hjemmesiden legges ut av webmaster etter opplysninger fra valpe-formidler. Valpeformidler fører oppdatert informasjon over til Corgipost ved bladets fire manusfrister.

Valpeformidleren bør sette seg inn i Norsk Kennel Klubs etiske grunnregler for avl og oppdrett og anbefale alle som er involvert i transaksjoner med hund om å bruke ferdige skjema/avtaler utarbeidet av NKK. Valpeformidleren skal ikke fungere som avlsråd eller avlskonsulent, men informere interesserte om hva som finnes av valpekull. Styret presiserer at valpeformidling gjelder kun for oppdrettere i klubben med norsk oppdrett. For oppdrett i utland henvises til respektive lands raseklubb

18.01.17

REPRESENTANT TIL NKKS REPRESENTANTSKAPSMØTE

Styret vedtok at representant og vararepresentant til NKKs representantskapsmøte fra NWCK fast skal være:
Representant: Leder
1. vara: Nestleder
2. vara: Sekretær
07.10.2015

MANDAT TIL UTSTILLINGSKOMITEEN I NWCK

Utstillingskomiteen har ansvaret for planlegging og avvikling av utstillinger.

Tidspunkt og sted legges fram for styret til godkjenning minst 1 år i forveien.

Komiteen har ansvaret for den tekniske gjennomføringen. Herunder søknad til alle spesialklubbene om tillatelse til å ha med deres raser, søknad til NKK om avholdelse, samtykke til bruk av område til utstilling, invitasjon av ringsekretærer, skrivere og dommere samt klarering av disse. Valg av dommere legges frem for styret til godkjenning minst 6 måneder i forveien. Videre skal komiteen stå for annonsering av utstillingene, lage katalog, sende ut nummerlapper etc. Komiteen skal også forestå etterarbeidet etter utstillingene.

NWCKs sekretær videreformidler til utstillingskomiteen svarene fra forespurte klubber ettersom disse kommer til styrets adresse.

Komiteen kan knytte til seg medarbeidere/frivillige ved behov for gjennomføringen av utstillingene. Den skal også ha en oversikt over klubbens premie- og rosettbeholdning slik at unødvendige innkjøp ikke gjøres.

Komiteen skal forestå regnskap for utstillingene, og legge dette fram for årsmøtet som del av NWCK’s øvrige regnskap.

Det opprettes en egen konto med en startkapital på ca. kr. 50.000,- (overført fra NWCK sentralt) til bruk ved større utstillinger. Kontoen disponeres av utstillingens kasserer/e som har ansvar for alle inn- og utbetalinger på denne kontoen. Kontoen gjøres opp med eget regnskap som oversendes styret innen tre måneder etter utstillingen.

Utstillingskomiteens medlemmer oppnevnes av styret og forespørres hvert år etter NWCKs årsmøte.
Minst ett medlem skal være fra NWCKs styre.
18.02.2016